Privacyverklaring

Calcurabouw hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang en met wie we ze delen. Deze verklaring geldt voor deze website en voor het Calcurabouw-dashboard.

Wie is verantwoordelijke?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de account- en websitegegevens is Calcura bouw, KvK 42171334, Achterdijk 69, 3243 AA Stad aan 't Haringvliet (hierna: Calcurabouw). Voor vragen: info@calcurabouw.nl.

Voor de gegevens die klanten zélf in de tools verwerken (bijvoorbeeld bewonersgegevens in de Bewonersenquête of klantgegevens in Offerte) treedt Calcurabouw op als verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met de klant.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en rol. Het KvK-nummer en het btw-nummer zijn verplicht bij een aanvraag of proefaccount. Het KvK-nummer kijken we handmatig na in het Handelsregister op kvk.nl; het btw-nummer controleren we bij VIES, de btw-controle van de Europese Commissie (zie Verwerkers en doorgifte). Van beide controles bewaren we de uitkomst en de datum.
• Facturatiegegevens: het btw-nummer, en bij een betaald abonnement ook bedrijfsnaam, adres en betaalstatus.
• Gebruiksgegevens: inloggegevens, logbestanden, IP-adres en tijdstippen, voor beveiliging en facturatie.
• Apparaat- en inloggegevens van het dashboard: per ingelogd apparaat het IP-adres en de browser en het systeem van de inlog (de user-agent), de soort apparaat (computer, telefoon of tablet), wanneer het laatst actief was, en een willekeurige code in een beveiligingscookie. Van die code bewaren wij alleen een afgeleide waaruit hij niet terug te halen is (een hash). Van eerder gebruikte apparaten bewaren wij die hash, de browser en het systeem, en wanneer we het apparaat voor het eerst en het laatst zagen. Wordt één login op twee computers of in twee browsers tegelijk gebruikt, dan leggen wij alleen de dag daarvan vast en hoe vaak het die dag gebeurde — zonder IP-adres of locatie.
• Inhoud die je in de tools verwerkt: afhankelijk van de tool, bijv. materiaalstaten, offertes (met klantgegevens) of enquête-antwoorden (met bewonersgegevens).
• Contact-/aanvraaggegevens: gegevens die je achterlaat via formulieren op deze site.
• Websitestatistieken (alleen met jouw toestemming): bezochte pagina’s, apparaat- en browsergegevens, een globale locatie en een willekeurig bezoekersnummer in een cookie — plus of een bezoek eindigt in een aanmelding (verstuurd, of gestart met Google of Microsoft) of een verstuurde aanvraag, zonder wat je in het formulier invulde.

Doeleinden en grondslagen

• Levering van de dienst en het beheer van je account (uitvoering van de overeenkomst).
• Facturatie en administratie (wettelijke verplichting en uitvoering overeenkomst).
• Beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de dienst (gerechtvaardigd belang).
• Herkennen van een inlog op een nieuw apparaat (met een mail aan jou) en van één login die door meerdere personen wordt gebruikt (gerechtvaardigd belang: de beveiliging van je account, en naleving van de voorwaarden, die per gebruiker rekenen). Bij aanhoudend gedeeld gebruik melden wij dat, met de gebruikersnaam, aan de beheerder van het account; op ons eigen beheerdersdashboard staan alleen het account en een aantal, geen namen, IP-adressen of locaties.
• Communicatie over je aanvraag of account (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang).
• Bezoekersstatistieken met analytische cookies (Google Analytics): alleen op basis van jouw toestemming. Advertentie- of marketingcookies gebruiken we niet.
• De telling van gekozen pakketten door onze server (zie hieronder): gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — weten welke pakketten gekozen worden, zonder iets waarmee Google jou of je account kan herkennen.

Verwerkers en doorgifte

We schakelen zorgvuldig geselecteerde verwerkers in en sluiten met hen verwerkersovereenkomsten:

• Betalingen: Mollie (Nederland). Betalingen en de SEPA-incasso van abonnementen lopen via de beveiligde omgeving van de betaalprovider; wij verwerken zelf geen volledige kaartgegevens.
• E-mail: Mijndomein (mailplatform Soverin, Nederland/EU) voor transactionele e-mails (bijv. wachtwoordherstel en verificatie) en onze postbus.
• Inkomende e-mail op je eigen aanvraag- en factuuradres (zodra je dat gebruikt): Mailgun (Sinch). Verwerking in de EU-regio; doorgifte naar het Amerikaanse moederbedrijf is afgedekt met het EU-U.S. Data Privacy Framework en de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s).
• Hosting: Hostinger (VPS-hosting binnen de EU, datacenter Frankrijk).
• Bezoekersstatistieken van deze website: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.), uitsluitend nadat je in de cookiebanner op Accepteren klikt — zie het cookiebeleid. Google Analytics 4 gebruikt je IP-adres alleen om een globale locatie af te leiden en slaat het niet op; advertentiefuncties staan uit. Verwerking kan ook in de Verenigde Staten plaatsvinden (Google LLC); die doorgifte is afgedekt met het EU-U.S. Data Privacy Framework en de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s).

Voor opzoekingen in de Nationale Milieudatabase raadpleegt onze eigen server de publieke databank; daarbij worden geen persoonsgegevens verstuurd.

Het btw-nummer dat je invult bij een aanvraag of aanmelding, of later in het dashboard bij Abonnement & facturen, controleert onze server bij VIES, de btw-controle van de Europese Commissie. Daarvoor gaat alleen het btw-nummer naar de Europese Commissie; die vraagt bij de belastingdienst van het land van het nummer na of het bestaat en actief is. Van het antwoord bewaren we alleen de uitkomst en de datum van de controle. Noemt VIES het nummer ongeldig, of is VIES niet bereikbaar, dan kijken we het zelf na. Lijkt het nummer op een omzetbelastingnummer (daar zit je BSN in) en kent VIES het niet, dan bewaren we het niet en vragen we je om het btw-id.

Kiest een klant in het dashboard een betaald pakket, dan meldt onze eigen server dat aan Google Analytics als telling: alleen het gekozen pakket en de maandprijs uit onze prijslijst, met een willekeurig kenmerk per melding. Geen cookie, geen account-id, geen e-mailadres en niets anders waarmee Google jou of je account kan herkennen. De melding plaatst niets op je apparaat en staat daarom los van je cookiekeuze.

AI-functies

Een aantal functies in het dashboard werkt met kunstmatige intelligentie (AI); ze staan hieronder. Je bedrijf kiest per functie zelf de AI-aanbieder — Anthropic (Claude), OpenAI (GPT) of Google (Gemini) — en koppelt daarvoor een eigen sleutel bij die aanbieder. Jullie sluiten zelf het contract met de aanbieder, waaronder zijn verwerkersovereenkomst, en betalen hem rechtstreeks; hij is jullie verwerker, niet de onze, en wij sturen de aanvraag op jullie instructie door. De verwerking bij de aanbieder kan buiten de EER plaatsvinden; de doorgifte valt onder jullie contract met de aanbieder. Alleen voor onze eigen accounts (zoals een demonstratie) gebruiken wij een sleutel van Calcurabouw, bij de aanbieder die wij per functie kiezen (Anthropic, OpenAI of Google), onder de verwerkersvoorwaarden van die aanbieder met de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s).

In tekst die een functie naar de AI stuurt, maskeren we vooraf postcodes, telefoonnummers, e-mailadressen, BSN’s en rekeningnummers (ook met spaties of streepjes) — behalve bij de NMD Scanner, die bestekregels ongewijzigd verstuurt. Namen herkennen we niet: een naam in vrije tekst kan meegaan, tenzij de regel van die functie hieronder iets anders zegt. Een pdf of foto die als bestand meegaat — bij de offerte-assistent, de Aanvraag-triage, Offerte Vergelijk, Inkoopfacturen en de Scenariostudie — gaat in zijn geheel mee en wordt niet geredigeerd. De AI-analyse van de Bewonersenquête staat standaard uit.

Wat de aanbieders zelf zeggen (gemeten op 27-09-2026; hun eigen voorwaarden gaan voor): geen van de drie traint standaard op wat via de API binnenkomt, en ze bewaren een aanvraag voor misbruikdetectie — Anthropic en OpenAI tot 30 dagen (wat Anthropic als misbruik markeert tot 2 jaar), Google 55 dagen. In de EU verwerken ze standaard niet: Anthropic en Google via deze koppeling helemaal niet, OpenAI alleen na goedkeuring door OpenAI en tegen een toeslag.

Geen van de functies neemt een geautomatiseerd besluit over personen: de AI doet een voorstel, een mens beslist. Elke aanroep staat op het account in ons AVG-register en het tokenoverzicht, met een intern kenmerk en nooit met wat er verstuurd is; de beheerder van het account ziet de tellingen per functie onder Beheer → AI-gebruik. De spraaknotitie bij het inmeten schrijft een spraakmodel op onze eigen server uit; die opname gaat niet naar een AI-aanbieder.

Wat er per functie naar de aanbieder gaat:

• Offerte-assistent: wat je bij een offerte vastlegt (foto’s, documenten, inmeetgegevens, notities, je antwoorden, de calculatie, je bibliotheek en je AI-instructies), als prijsreferentie je eerdere prijscorrecties, de prijzen uit je nacalculatie en eerdere offertes van je eigen bedrijf — met de aanspreekvorm en de namen uit hun onderwerp en hoofdstuktitels gemaskeerd, al wordt niet elke naam herkend — en bij de werkvoorbereiding de namen van je personeel en onderaannemers, zonder contactgegevens. Het klantdossier (naam, adres, contactgegevens) gaat niet mee; een naam die je zelf in het onderwerp of een hoofdstuktitel typt kan wel meegaan.
• Bewonersenquête: alleen als de AI-analyse voor het project aan staat (standaard uit): per opname het blok, de woontevredenheids- en technische velden, de gezondheidsvelden als ze in de Excel stonden, de vrije opmerkingen, en de context en correcties die je zelf meegeeft. Het adres gaat als niet-omkeerbare code; huisnummer, interviewer, datum, huishoudsamenstelling en ZAV-gegevens gaan niet mee. Een naam in een opmerking kan meegaan.
• Offerte Vergelijk: beide offerte-pdf’s in hun geheel, dus ook de bedrijfsgegevens van de aannemers en wat zij over jou of het werkadres opschreven. De naam en de omschrijving die je bij de vergelijking typt gaan niet mee.
• Inkoopfacturen: de complete factuur-pdf, dus ook de bedrijfsgegevens van de leverancier en wat er over het werk of het werkadres op staat — ook als de factuur via je factuuradres binnenkomt.
• NMD Scanner: per bestekregel de code, de omschrijving, de eenheid en het aantal uit de kolommen die je aanwijst, ongewijzigd, plus de koppelingen die je eerder corrigeerde. De andere kolommen en het bestand zelf gaan niet mee.
• Scenariostudie: het complete inspectierapport, dus ook de namen van de inspecteur en de opdrachtgever. Bij Anthropic gaat het bestand eerst naar de bestandsopslag van Anthropic; wij laten het direct na de analyse verwijderen, en het vervalt in elk geval na een uur.
• Vraag Dirk (rapportage): je vraag en de cijfers van de rapportage en de analyse van de gekozen periode, met projecten alleen bij hun offertenummer. Klantnamen en het onderwerp van de offertes gaan niet mee, en wij bewaren de vraag niet.
• Vraag je bouwteam: je vraag en hooguit zes eerdere beurten van het gesprek, de handleiding en per pagina een vaste, korte lijst velden — op de offertepagina bijvoorbeeld het offertenummer, de status en de posten. Het klantdossier (naam, adres, contactgegevens), notities en de marge van je bedrijf gaan niet mee; een naam die je zelf in een hoofdstuktitel of post typt kan wel meegaan, en wij bewaren het gesprek niet.
• Aanvraag-triage: het onderwerp en de tekst van een binnengekomen aanvraag, en bij een echte aanvraag in een tweede stap hooguit drie foto’s en twee pdf’s, plus het aantal bijlagen, of de links in de tekst naar het domein van de afzender gaan en of de ontvangende mailserver de afzender bevestigde. Het e-mailadres van de afzender gaat niet mee; een naam in de tekst kan meegaan. Automatische post die zich in de kopregels van de mail als zodanig aankondigt (bevestigingen, nieuwsbrieven, mailinglijsten), gaat niet naar de AI, tenzij iemand zo’n bericht zelf opnieuw laat beoordelen.
• Import-kolomherkenning: de kolomkoppen en hooguit vijf voorbeeldrijen van je bestand — niet de bestandsnaam, niet de rest van het bestand en niets uit je database. Een naam in een cel kan meegaan.
• Concept-antwoord: het onderwerp en de tekst van de aanvraag, de werksoort en de samenvatting van de triage, je bedrijfsnaam en je bedrijfsinstructies. De afzenderregel gaat niet mee, en de naam en het adres van de klant zoals ze op de klantkaart staan worden gemaskeerd; een andere schrijfwijze kan meegaan.

Probeer Cal op deze website: beschrijf je op de pagina Probeer Cal een klus, dan sturen wij die omschrijving naar Anthropic (Claude) om er een conceptcalculatie bij te maken. Daarvoor gebruiken wij een sleutel van Calcurabouw: wij zijn hier verantwoordelijke en Anthropic is onze verwerker, onder zijn verwerkersvoorwaarden met de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s); de verwerking kan in de Verenigde Staten plaatsvinden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op jouw verzoek te laten zien wat de calculator doet. Vooraf maskeren we postcodes, telefoonnummers, e-mailadressen, BSN’s en rekeningnummers; een naam of adres dat je zelf typt gaat wél mee, dus zet die er niet in. Wij bewaren de omschrijving niet: we leggen alleen vast dat er een aanroep was, met het aantal tekens en de kosten, en tellen of Cal rekende of het voorbeeld toonde. Om misbruik te beperken telt de server het aantal aanvragen per internetadres; die telling staat alleen in zijn werkgeheugen, niet in een database. Je internetadres zelf komt, zoals bij elk verzoek aan onze server, wel in het technische toegangslog (zie Gebruiksgegevens hierboven). Anthropic bewaart een aanvraag volgens zijn voorwaarden tot 30 dagen en traint er niet op. Het resultaat is een AI-indicatie, geen offerte.

Bewaartermijnen

• Na 30 dagen automatisch verwijderd: uploads en uitvoer van de NMD Scanner, de Prijsvergelijker, Offerte Vergelijk en de Scenariostudie, exports van de Bewonersenquête, imports, foto’s bij een urenboeking en spraaknotities bij het inmeten.
• Bestanden bij een offerte of opdracht (foto’s en schetsen van het inmeten, documenten, je eigen voorwaarden) en inkoopfacturen blijven bij het dossier zolang je account loopt.
• Binnengekomen aanvragen met hun bijlagen: 6 maanden; een aanvraag die als spam is gemarkeerd: 30 dagen.
• Enquête-projecten kennen een instelbare projectbewaartermijn.
• Account- en facturatiegegevens bewaren we zolang het account loopt en daarna conform wettelijke (fiscale) bewaartermijnen.
• Beveiligings- en loginlogs bewaren we maximaal 12 maanden; geaggregeerde AI-gebruiksstatistieken maximaal 24 maanden.
• Ingelogde apparaten: zolang de inlog geldig is (maximaal 30 dagen). Eerder gebruikte apparaten: 6 maanden na de laatste inlog op dat apparaat. De dagen met gelijktijdig gebruik van één login: 3 maanden. Een melding daarover aan de beheerder: 12 maanden; zolang staat ook een eventuele plicht tot tweestapsverificatie voor die login.
• Websitestatistieken in Google Analytics: 2 maanden (de standaardinstelling van Google Analytics). De cookies zelf vervallen 2 jaar na je laatste bezoek, of eerder als je je toestemming intrekt.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Stuur je verzoek naar info@calcurabouw.nl. Betreft het gegevens die wij als verwerker namens een klant verwerken, dan verwijzen we je door naar de betreffende verantwoordelijke. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG).

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van de naam-, adres- en contactgegevens van je klanten in de database, strikte toegangscontrole per tool, gescheiden omgevingen voor de publieke site en het dashboard, en automatische verwijdering van tijdelijke bestanden na 30 dagen. Zie ook ons cookiebeleid.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.