Verwerkersovereenkomst

Wanneer een klant via de Calcurabouw-tools persoonsgegevens verwerkt waarvoor de klant zelf verwerkingsverantwoordelijke is (bijvoorbeeld bewonersgegevens of klantgegevens), treedt Calcura bouw (hierna: Calcurabouw) op als verwerker. Deze samenvatting beschrijft de afspraken. De volledige, ondertekenbare verwerkersovereenkomst (AVG art. 28 lid 3) maakt onderdeel uit van de overeenkomst met de klant en is vooraf op te vragen via info@calcurabouw.nl.

Onderwerp en rolverdeling

• De klant is verwerkingsverantwoordelijke; Calcurabouw is verwerker.
• Calcurabouw verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant en voor het leveren van de dienst.

Soorten gegevens en betrokkenen

• Afhankelijk van de gebruikte tool, bijv. contact- en woninggegevens van bewoners (Bewonersenquête) of klant-/contactgegevens (Offerte).
• Bij Offerte ook de aanvragen in de Inbox: wat de klant zelf aanlevert, doorstuurt of uit een gekoppelde postbus (Outlook/Microsoft 365) laat ophalen — en de antwoorden daarop, die de klant met een klik als concept in die postbus laat klaarzetten of laat versturen via die postbus of zijn eigen mailaccount. Medewerkers die daar het recht voor hebben, lezen de mail van die postbus (Postvak IN en Verzonden items) ook rechtstreeks in de app — Calcurabouw bewaart die mail dan niet — en beantwoorden hem daarvandaan. Ook de overige klantmail (offertes, herinneringen, planningen en bonnen) laat de klant via die postbus, de eigen postbus van een medewerker of zijn eigen mailaccount versturen, met een kopie naar de gekoppelde postbus: met een klik, als automatische herinnering die hij zelf aanzette, of als bevestiging van wat zijn klant in het klantportaal doet (een akkoord, een opmerking).
• Betrokkenen zijn o.a. bewoners, opdrachtgevers en contactpersonen van de klant.

Beveiligingsmaatregelen

• Versleuteling van de naam-, adres- en contactgegevens van klanten in de database.
• Pseudonimisering waar passend (bijv. adressen in de Bewonersenquête).
• Strikte toegangscontrole per tool en gescheiden omgevingen.
• Automatische verwijdering van tijdelijke bestanden (uploads en uitvoer van de NMD Scanner, de Prijsvergelijker, Offerte Vergelijk en de Scenariostudie, imports, urenfoto’s en spraaknotities: standaard na 30 dagen) en van binnengekomen aanvragen (na 6 maanden).
• Maskering van postcodes, telefoonnummers, e-mailadressen, BSN’s en rekeningnummers in tekst die naar een AI-aanbieder gaat (niet bij de NMD Scanner, die bestekregels ongewijzigd verstuurt; namen alleen waar de privacyverklaring dat per functie zegt). Een pdf of foto die als bestand meegaat (offerte-assistent, Aanvraag-triage, Offerte Vergelijk, Inkoopfacturen, Scenariostudie) wordt niet geredigeerd. De AI-analyse van de Bewonersenquête staat standaard uit.

Subverwerkers

Calcurabouw maakt gebruik van subverwerkers, waaronder:

• Hostinger als hostingpartner (VPS-hosting binnen de EU, datacenter Frankrijk).
• Mijndomein (mailplatform Soverin, Nederland/EU) voor transactionele e-mail.
• Mollie (Nederland) als betaalprovider voor betalingen en de SEPA-incasso van abonnementen.
• Mailgun (Sinch) voor inkomende e-mail op je eigen aanvraag- en factuuradres, zodra dat voor jouw account aan staat — verwerking in de EU-regio; doorgifte naar het Amerikaanse moederbedrijf afgedekt via het EU-U.S. Data Privacy Framework en SCC’s.

De AI-aanbieder is geen subverwerker van Calcurabouw: de klant kiest per AI-functie zelf de aanbieder (Anthropic, OpenAI of Google), koppelt daarvoor een eigen sleutel en sluit zelf het contract met die aanbieder, die daarmee verwerker van de klant is. Calcurabouw geeft de gegevens die een functie nodig heeft — met de maskering die per functie in de privacyverklaring staat — op instructie van de klant aan die aanbieder door, en registreert elke doorgifte zonder de inhoud. Wat elke functie verstuurt en wat de aanbieders over training, bewaring en verwerking in de EU zeggen, staat in de privacyverklaring. Alleen wanneer Calcurabouw een account uitdrukkelijk op zijn eigen AI-sleutel laat werken (bijvoorbeeld een demonstratie), is de aanbieder die Calcurabouw voor die functie kiest (Anthropic, OpenAI of Google) subverwerker, met doorgifte buiten de EER afgedekt via SCC’s.

Koppelt de klant zijn Outlook- of Microsoft 365-postbus (of een gedeelde postbus, met de login van een beheerder die er toegang toe heeft), of een medewerker de zijne, dan blijft de mail bij de eigen Microsoft van de klant: Microsoft is daarbij geen subverwerker van Calcurabouw. De toegangssleutels van de koppeling staan versleuteld en worden uit de applicatie gewist zodra de klant ontkoppelt; in de back-ups vervallen ze met die back-ups (hooguit drie maanden).

De klant wordt geïnformeerd over wijzigingen in subverwerkers en kan daartegen gemotiveerd bezwaar maken.

Rechten van betrokkenen

Calcurabouw ondersteunt de klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en geeft gegevens niet aan derden door zonder grondslag of instructie.

Datalekken

Bij een (vermoed) datalek informeert Calcurabouw de klant zonder onredelijke vertraging, zodat de klant aan de meldplicht kan voldoen.

Bewaring en teruggave

Na beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens verwijderd of teruggegeven, behoudens een wettelijke bewaarplicht. Tijdelijke bestanden (zoals uploads in de NMD Scanner of de Prijsvergelijker, imports en urenfoto’s) vallen onder de automatische verwijdering na 30 dagen en binnengekomen aanvragen na 6 maanden; de overige bestanden gaan mee met de verwijdering van het account. Teruggave gaat via de export in het dashboard (Gegevens meenemen): die zip staat ten hoogste 30 dagen leesbaar op onze server en valt daarna onder dezelfde retentie.

Vragen

Vragen over gegevensverwerking? Mail info@calcurabouw.nl.